Welche E-Mails PulseNorth verschickt
Der vollständige Katalog aller automatischen E-Mails — für Betriebsrat, Datenschutz und IT. Er kommt direkt aus dem Code: Es gibt keine E-Mail, die hier nicht steht.
Die Versandregeln
- Werktags zu Arbeitszeiten: Erinnerungen, Impulse und Zusammenfassungen gehen Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr (deutsche Zeit, je Unternehmen einstellbar). Was außerhalb entsteht, wartet bis zum nächsten Werktag — nichts geht verloren.
- Sofort-Mails gehen immer: Anmelde-Links, Einladungen, Passwort und Sicherheit — unabhängig von Arbeitszeiten.
- Nur die erste Mail je Anlass: Dieselbe Mail an dieselbe Person zum selben Anlass geht binnen 24 Stunden nicht doppelt.
- Abbestellen: Jede Person kann Hinweis-Mails über den Link am Ende der Mail abbestellen. Pflicht-Mails zur Pflichtschulung haben keinen Abmeldelink; dort steht stattdessen der Satz, dass sie Teil der Pflichtschulung sind.
- Das Unternehmen entscheidet: Der Admin schaltet Mail-Arten je Unternehmen aus, legt die Versandzeiten fest und kann die Plattform für Importe oder Betriebsferien stumm schalten. Jede Änderung wird protokolliert (wer, wann, alt → neu).
- Stopp bei Fehlern: Nach drei fehlgeschlagenen Zustellversuchen an eine Adresse geht dorthin nichts mehr, bis der Admin die Sperre aufhebt. Jede gesendete, wartende oder unterdrückte Mail steht im Mail-Protokoll, das der Admin je Adresse einsehen kann.
So ist die Tabelle zu lesen
- PflichtTeil der Pflichtschulung — lässt sich nicht ausschalten und nicht abbestellen.
- sofortGeht immer sofort — auch außerhalb der Arbeitszeiten.
- abbestellbar„jede Person“ = über den Link in der Mail; „Unternehmen“ = der Admin entscheidet; „nein“ = nicht abbestellbar.
- StandardVoreinstellung für neue Unternehmen; der Admin kann sie ändern (nicht bei Pflicht und sofort).
Die Katalogtexte sind deutsch; die E-Mails selbst gehen in der Sprache der Person (Deutsch oder Englisch).
Kurse, Übungen und Nachweise
| An wen | Wann | Was drinsteht | Abbestellbar | Standard | Zweck | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Transfer-Impulsstudio.impuls | Lernende | Tag 3, 14 und 30 nach Kursende (je Kurs einstellbar) | Kursname, eine Aufgabe oder Übung aus dem Kurs | jede Person | an | Gelerntes anwenden |
| Erinnerung an offene Aufgabenstudio.impuls-erinnerung | Lernende | 7 Tage nach dem letzten Impuls, wenn Aufgaben offen sind | Kursname, Zahl der offenen Aufgaben | jede Person | an | Vorsätze aus dem Kurs nicht liegen lassen |
| Antwort auf Deine Rückmeldungstudio.feedback-antwort | Lernende | wenn das Kurs-Team auf eine Rückmeldung im Kurs antwortet | Kursname, Kapitel, Antwort des Kurs-Teams | jede Person | an | Rückmeldung schließen |
| Tageszusammenfassung Rückmeldungenstudio.feedback-digest | Kurs-Team (Empfänger laut Einstellung) | einmal täglich, wenn neue Rückmeldungen vorliegen | Kurse, Zahl der Rückmeldungen, Auszüge | Unternehmen | an | Rückmeldungen nicht übersehen |
| Freigegebene Kurse ohne Zuweisungstudio.freigabe-hinweis | Kurs-Team (Empfänger laut Einstellung) | montags, höchstens drei Wochen je Kurs | Kurstitel, Tage seit Freigabe | Unternehmen | an | Fertige Kurse erreichen Lernende |
| Nachweis läuft abPflichtstudio.nachweis-ablauf | Lernende | 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf | Kursname, Ablaufdatum | nein | an | Gültigkeit der Pflichtschulung erhalten |
| Auffrischung zugewiesenPflichtstudio.nachweis-zyklus | Lernende | 30 Tage vor Ablauf bei Kursen mit Wiederholung | Kursname, Frist, Zugangslink | nein | an | Wiederholung rechtzeitig abschließen |
| Pflichtschulungen Deines Teamsstudio.nachweis-digest | Führungskraft | montags, nur wenn das Unternehmen „Führungskräfte sehen die Nachweise ihres Teams“ eingeschaltet hat (Standard: aus) und Pflicht-Nachweise im Team offen sind | Name, Kurs, Zustand, Frist je Person des eigenen Teams | Unternehmen | an | Führungskräfte sehen, wo nachzufassen ist |
Zugang und Konto
| An wen | Wann | Was drinsteht | Abbestellbar | Standard | Zweck | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anmelde-Linksoforthub.anmeldelink | Person | sofort auf Anforderung | Link, gültig wenige Minuten, genau einmal | nein | an | Anmeldung ohne Passwort |
| Passwort festlegensoforthub.passwort | Person | sofort auf Anforderung | Link zum Festlegen des Passworts | nein | an | Konto-Sicherheit |
| Konto bestätigensoforthub.konto-bestaetigen | Person | sofort nach der Registrierung | Bestätigungslink | nein | an | Postfach gehört der Person |
| Einladung ins Unternehmensoforthub.einladung | eingeladene Person | sofort, wenn der Admin einlädt; Erinnerung auf Klick | Firma, Link, Ablaufdatum | nein | an | Zugang einrichten |
| Erinnerung an einen Kurssoforthub.erinnern | Lernende | wenn der Admin in den Nachweisen „Erinnern“ klickt (höchstens 3 je 15 Minuten) | Kursname, Grund (offen, läuft ab, abgelaufen), Anmelde-Link | Unternehmen | an | Pflichtschulung rechtzeitig abschließen |
| Löschanfrage eines Mitgliedssoforthub.loeschanfrage | Admins des Unternehmens | sofort, wenn eine Person die Löschung ihres Kontos beantragt | Name, E-Mail, Hinweis auf Art. 17 DSGVO | nein | an | Betroffenenrecht innerhalb der Frist erfüllen |
| Löschbestätigung nach Vertragsendesoforthub.vertragsende | Admin, der gekündigt hat | 30 Tage nach der Kündigung, wenn die Daten gelöscht sind | Firma, was gelöscht wurde, was aufbewahrt bleibt | nein | an | Nachweis der Löschung |
Guthaben
| An wen | Wann | Was drinsteht | Abbestellbar | Standard | Zweck | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Guthaben aufgebrauchtsofortcredit.guthaben-leer | Admins des Unternehmens | höchstens einmal täglich, wenn eine Buchung am leeren Guthaben scheitert | Hinweis, Link zum Nachkaufen | nein | an | Arbeit der Mitarbeitenden nicht blockieren |
| Ankündigung: ehemalige Konten werden anonymisiertPflichtcredit.anonymisierung-ankuendigung | alle aktiven Admins des Unternehmens | täglicher Zeitgeber, 30 Tage bevor ehemalige Konten anonymisiert werden (Frist je Unternehmen: 12, 24, 36 oder 60 Monate nach der Deaktivierung) | Termin, Zahl und Namen der betroffenen Konten mit Datum der Deaktivierung, Hinweis, die Nachweise vorher zu exportieren, Weg zur Einstellung „Datenschutz“ | nein | an | Nachweise vor der Anonymisierung sichern können |
| Interner Verbrauch (Betriebskonto)sofortcredit.betriebskonto | Betreiber PulseNorth | bei Überschreiten der Monatsschwelle | Verbrauch des Monats | nein | an | Kostenkontrolle des Betreibers |
Stand des Katalogs: 2026-10-16
Wo das Unternehmen das einstellt
Im Hub unter Einstellungen › Benachrichtigungen: Versandzeiten, Stumm-Zeitraum, jede Mail-Art an oder aus, abbestellbar ja oder nein, Diagnose „Warum hat diese Person keine Mail bekommen?“ und das Protokoll aller Umschaltungen.
Fragen von Betriebsrat oder Datenschutz
Wir beantworten sie kurzfristig und stellen den Katalog auf Wunsch als Anlage zur Betriebsvereinbarung bereit:
datenschutz@pulsenorth.ai